Service Portal, SPoC

Service Portal, SPoC

Kurzbeschreibung

Digitalisierung und Verschlankung von Prozessabläufen. Entwicklung einer Anwendung zur Beauftragung beliebiger Services bei den serviceerbringenden Einheiten des Unternehmens. Single Point of Contact (SPoC). Weitestgehende Automatisierung der Abläufe.

Branche(n)

Industriedienstleistungen
Handel
Anlagenbau

Aufgabe

Neben der Vielzahl an Services der IT gab es beim Leistungsempfänger weltweit verteilt noch viele weitere serviceerbringende Einheiten (Car Pool, etliche Hausdienste, etliche HR-Abteilungen, …) die wiederum einen eigenen meist uneinheitlichen Katalog an Services anboten.
Für die Servicenehmer war es sehr aufwendig, bisweilen sogar unmöglich, für jeden benötigten Service an jedem der weltweit verteilten Standorte herauszubekommen wo, wie und bei wem ein Service dort zu beauftragen ist.
Insbesondere für die IT von herausragender Wichtigkeit dabei war, dass über geeignete automatisch gesteuerte und protokollierte Prozessschritte/Workflows, und unter Anwendung des (mindestens) Vier-Augen-Prinzips, sicher gestellt wurde, dass es die Servicenehmer wirklich gibt, und dass diese berechtigt sind diese Services in Anspruch zu nehmen.
Weiterhin war es insbesondere aus IT-Sicht unerlässlich, dass den Servicenehmern die Berechtigungen wieder entzogen wurden, sobald der Service über das Service-Portal direkt abgemeldet wurde, oder sobald indirekt über die Personendatenbank eine Veränderungsmeldung eintraf.

Sourcing-Partner erhalten Ihre dann bereits autorisierten Aufträge ausschließlich aus diesem Workflow.
Der Prozess vom Antrag bis zur Umsetzung sollte weltweit wenn immer möglich automatisiert und ohne zeitliche Verzögerung erfolgen.
Der Prozess sowie die Protokolle und Daten sollten jeder Prüfung (Revision, Wirtschaftsprüfer, …) standhalten können.

Lösung

Es fanden umfangreiche Prozessanalysen und -Optimierungen statt.
Eine webbasierte Anwendung wurde entwickelt und an prominenter Stelle in das Portal integriert.
Rollen wurden definiert und Personen zugeordnet.
Alle Servicenehmer weltweit wurden darüber informiert, dass die nunmehr der Spoc ist über den allein zukünftig Serviceleistungen beantragt/beauftragt werden können.