Kurzbeschreibung

Die IT ist zu teuer! Andere können das billiger!
Diese Sätze hängen wie ein Damoklesschwert über jedem CIO. Jeder CIO muss sich nahezu unentwegt mit der Aufgabenstellung auseinandersetzen die IT-Kosten zu drücken und dabei die Servicequalität mindestens stabil zu halten, eher jedoch noch zu verbessern.
Der einzige Weg sicher zu stellen, dass die nicht unberechtigte Debatte um die IT-Kosten und die daraus abgeleiteten Maßnahmen nicht zum Schaden des Unternehmens führen ist es, die IT-Kosten vollständig transparent zu machen.
Das Werkzeug ist die verursachungsgerechte Verrechnung der IT-Kosten.

Branche(n)

  • Anlagenbau
  • Finanzen
  • Handel
  • Industriedienstleistungen
  • IT
  • Reederei

Aufgabe

Entwicklung einer organisatorischen und technischen Lösung durch die der Nutzungsgrad der IT-Services und die zuzuordnenden Kosten zuverlässig auf die Leistungsempfänger heruntergebrochen werden können.
Implementierung von Prozessen und einer technischen Lösung zur Verrechnung der Kosten an die Leistungsempfänger weltweit.

Lösung

  • Um in der Lage zu sein Rechnungen an die einzelnen Gesellschaften im In- und Ausland schreiben zu können, wurde es erforderlich mit jeder Gesellschaft einen Servicevertrag abzuschließen.
  • Implementierung von Tools auf allen Servern und Endgeräten zur täglichen Inventur der eingesetzten Anwendungen
  • Portfoliobereinigung und erstellen eines Servicekataloges mit Festlegung von Mindestabnahmemengen und Mindestlaufzeiten
  • Bereinigung des Asset-Bestandes und Implementierung von Prozessen zur Sicherstellung der Stammdatenqualität aller eingesetzten Assets
  • Aufstellen einer Personal-Produkt-Matrix über die festgehalten wird welcher IT-Mitarbeiter zu wieviel Prozent seiner Arbeitszeit an dem Betrieb eines Services beteiligt ist
  • Entwicklung einer Anwendung zum Zusammenführen, Bereinigen und Auswerten der Inventurdaten
  • Entwicklung einer Anwendung zur Erstellung der monatlichen Abrechnungen
  • Besetzen der Rolle ‚IT-Controller‘ mit der direkten Berichtslinie an den CIO

Begleitende/abgeleitete Projekte

Reichweite

  • weltweit
  • jeder einzelne Nutzer
  • jedes System
  • jede Anwendung

Werkzeug(e)

  • LogInventory zur regelmäßigen und permanenten Erfassung aller auf den lokalen Systemen laufenden Anwendungen
  • Microsoft SCCM
  • MsSQL

Nutzen

  • Der Kostenstellenverantwortliche …
    • hat zu jeder Zeit, und bis auf den einzelnen Arbeitsplatz heruntergebrochen, eine vollständige Übersicht über die von seiner Kostenstelle abgenommenen Services und die damit verbundenen Kosten
    • kann seine zukünftigen IT-Kosten sehr viel leichter und zuverlässiger planen
  • Der CIO …
    • kann in Abstimmung mit den Leistungsempfängern sehr viel präziser über Abnahmemengen einzelner Services verhandeln und daraus seine zukünftigen Einnahmen, das künftige IT-Budget, ermitteln
    • kann bessere strategische Entscheidungen fällen
    • ist benchmarkfähig
    • macht seinen Verantwortungsbereich auch für den Laien transparent und schafft Vertrauen
    • ist frei von der Diskussion zum Thema ‚Die IT ist zu teuer‘
    • ist jederzeit nachweisfähig
    • kann allen IT-Kosten die Verursacher dieser Kosten in den Fachbereichen zuordnen
    • erhält eine deutlich bessere Übersicht darüber, an welchen Services seine Mitarbeiter in welcher Intensität arbeiten
    • kann Weiterbildungsmaßnahmen, Stellvertreter- und Nachfolgeregelungen sehr viel zuverlässiger planen
    • kann die Auswirkungen von Personalabgängen sehr viel besser erkennen und kompensieren
    • erhält eine nahezu vollständige Übersicht über eingesetzte Lizenzen und kann darauf aufsetzend ein professionelles Lizenzmanagement implementieren
    • kann sehr viel effizienter in die Diskussion um das von der IT angebotene Portfolio mit den Leistungsempfängern und Steakholdern gehen
    • erhöht die Servicequalität und Kundenzufriedenheit
  • Der CFO …
    • hat im CIO endlich einen verlässlichen Sparringspartner für die Planung zukünftiger IT-Budgets
    • kann schneller und bessere strategische Entscheidungen fällen
    • erhält volle Transparenz über die IT-Kosten und deren Verursacher

Mein Anteil / Kompetenzen

  • Initiative
  • Steering
  • Projektleitung
  • Stakeholder Management
  • Überzeugungsfähigkeit
  • Ausdauer
  • technisches Verständnis
  • betriebswirtschaftliches Verständnis